Skapa konto

Personuppgifter

 


   

Användaruppgifter

Lösenordet måste uppfylla lösenordskraven och vara minst 10 tecken långt.
Lösenord
Lösenordet måste innehålla minst tre av dessa fyra teckengrupper: Små bokstäver, stora bokstäver, siffror, special-tecken
Bekräfta lösenordet

Villkor

DATASEKRETESSBESKRIVNING

Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och 24 §

Registerförare Statskontoret

Sörnäs strandväg 13

000054 STATSKONTORET

Registrets namn Statens rekryteringssystem

Syfte med behandlingen av personuppgifter

Rekrytering av person till arbete inom staten

Registrets informationsinnehåll Uppgifterna i ansökningarna:

- uppgifter som identifierar den sökande (namn, adress, telefon, kön, annan eventuell kontaktuppgift)

- den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis information om skol och studier samt arbetserfarenhet

- andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan, exempelvis matrikel eller meritförteckning, skol och studiebetyg, arbetsintyg

- eventuella rekommendationer

- övriga uppgifter som behövs för arbetsansökan

Regelmässiga informationskällor - uppgifter som anknyter till arbetsansökan lämnas i regel av den sökande själv

- med den sökandes samtycke kan uppgifter som behövs för arbetsansökan skaffas från andra informationskällor

Regelmässiga utlämnanden - inga regelmässiga utlämnanden

- ansökningsdokumenten är offentliga handlingar enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (OffentlighetsL, 621/1999), som läggs ut för påseende vid begäran

- offentliga handlingar lämnas ut på begäran enligt förutsättningarna i 13 och 16 § i OffentlighetsL

- sekretessbelagda uppgifter läggs ut och lämnas ut endast

1) med vederbörandes samtycke, 2) till en part eller 3) med stöd av rätt enligt lag

- uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Principer för skydd av registret - i behandlingen av offentliga handlingar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det.

- sekretessbelagda uppgifter ska skyddas från utomstående

Rätt till insyn - var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret om inte personuppgiftslagen säger annat

- begäran ska göras personligen

- begäran ska adresseras till registerföraren

- uppgifterna ges skriftligt på begäran

Rätt att kräva rättelse av en uppgift - en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad

- begäran ska adresseras till registerföraren

Tid för förvaring av uppgifter Ansökningarna avlägsnas från systemet sex månader efter rekryteringen har stängats.

Öppna ansökningarna avlägsnas från systemet sex månader efter att den sista registreringen gjorts.

En sökandes profil informationen avlägsnas efter att de inte har använts på ett år. Inför avlägningen sökanden ska informeras. Sökanden själv kan också begära avlägningen.


STATSKONTORET

Registerbeskrivning

Personuppgiftslagen (523/99) 10§

Utgivningsdatum 3.10.2014

1. Registerförare

Namn: Statskontoret

Kontaktuppgifter:

PB 14, 00054 STATSKONTORET

Tfn 0295 50 2000

2 Person som ansvarar för registerärenden och/eller kontaktperson

Namn:

Anu Almiala, HR-expert, Statskontoret

3 Registrets namn

Valtiolle.fi - Statens rekryteringssystem

4 Syftet med behandlingen av personuppgifter (registrets användningsändamål)

Registret används av de statliga förvaltningsområdena och ämbetsverken för att sköta uppgifter som arbetsgivare.

Med hjälp av registret tas arbetsansökningar för offentliga tjänster och uppgifter samt separata öppna ansökningar emot och behandlas.

Registrets användningsändamål är att:

- meddela arbetssökande om lediga tjänster och uppgifter inom staten

- kommunicera med arbetssökande: skicka information till de sökande om rekryteringarna och vid behov begära kompletterande uppgifter av de sökande

- behandla ansökningarna för tillsättande av tjänster och uppgifter

- göra en referenstabell över de uppgifter de arbetssökande ger och en utnämningspromemoria för beslut om utnämningar

- samla en bank av öppna ansökningar av de öppna ansökningar som de sökande har registrerat

- samla en intern CV-bank för statsförvaltningen av de meritförteckningar som personer som arbetar i statliga tjänster och uppgifter samt förändringen gäller har registrerat

- rapportera nyckeltal med anknytning till personalrekryteringen, såsom antal öppna uppgifter per ämbetsverk och antal inkomna ansökningar per ämbetsverk

5 Registrets informationsinnehåll

1. Uppgifter som identifierar den sökande: namn, födelsedatum, kön, näradress, telefonnummer, e-postadress.

2. Uppgifter om den sökandes utbildning: grundläggande utbildning, avlagda examina, examina område och nivå, år då studierna slutförts, färdighet av studier under utveckling, språkkunskaper och kurser.

3. Den sökandes arbetserfarenhet: uppgifter om de 5–7 senaste anställningarna, arbetsgivare, anställningens längd och uppgift samt fri möjlighet att anmäla om annan arbetserfarenhet.

4. Egen presentation: Den arbetssökandes fritt formulerade presentation av sig själv, sitt kunnande och sina förväntningar.

Öppen ansökan:

En arbetssökande kan registrera en så kallad öppen ansökan grundval av vilken en person kan anställas bara för en visstidsuppgift av under ett år. En öppen ansökan kan inte allokeras till en öppen arbetsannonsering. En allokerad ansökan måste alltid skicka till en sådan uppgift. I öppen ansökan den sökande utöver uppgifterna ovan meddelar yrkesområdet/yrkesområdena och ämbetsverken inom vilka han eller hon söker arbete och övriga villkor för en eventuell anställning. Den sökande kan också uppdatera sin ansökan. En öppen ansökan avlägsnas från systemet efter sex månader ifall den inte förnyas eller den sökande anställs. Den sökande informeras om avlägsnandet inför 14 dagar. Varje ämbetsverk som tar emot en öppen ansökan ansvarar för behandlingen av de öppna ansökningarna.

Statens meritförteckningar

De personer som arbetar i städiga tjänster och uppgifter för obestämd tid och som förändringen gäller kan föra in den så kallade Statens meritförteckning i registret. För detta ska personen vara registrerad som användare av Valtiolle.fi servisen. Statens meritförteckningen ska avlägsnas från systemet efter sex månader om den inte uppdateras. Personen ska få information om avlägsningen av meritförteckning 14 dagar före.

6 Regelmässiga informationskällor

De arbetssökande för själva in sina uppgifter i registret på en ansökningsblankett. Ansökningar som har lämnats in på annat sätt än via Heli-systemet förs in i systemet av det rekryterande ämbetsverket. En arbetssökande som har lämnat in en sådan ansökan har rätt att skriftligt rätta och komplettera sin ansökan.

De chefer som svarar för personalrekryteringen och de som sköter personalärenden ska anteckna uppgifter i samband med rekryteringsprocessen i registret. Dessa är: rekryteringsprocessens framskridande, de sökande som har kallats till intervjuer och personbedömning, den som har valts till en tjänst eller en uppgift samt bekräftande av de uppgifter de arbetssökande ger (granskning av examensbetyg o.a. intyg i original).

De extra uppgifter som behövs för att man ska kunna tillsätta en tjänst eller en uppgift förs in i systemet av den chef som ansvarar för rekryteringen eller av en person som befullmäktigats av chefen. När uppgifterna registreras ska man beakta lagstiftningen exempelvis när det gäller uppgifter som frågas av personer och bedömningar av lämplighet och person. Lagarna är personuppgiftslagen (523/1999), lagen om integritetsskydd i ar-betslivet (759/2004) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksam-het (621/1999).

7 Regelmässiga utlämnanden av uppgifter och överförande av uppgifter till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

När uppgifter lämnas ut ska man följa lagar och förordningar samt de an-visningar myndigheterna ger.

Uppgifter lämnas inte ut från registret till direkt marknadsföring

Uppgifter lämnas inte ut från registret till utomstående.

Registrerade arbetssökande kan om de vill låta ta bort sina uppgifter från registret.

Uppgifter lämnas inte ut till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

8 Principer för skydd av registret

Systemets framsida www.valtiolle.fi är öppen och via den kan användarna utan identifiering bläddra bland lediga tjänster och uppgifter inom statsförvaltningen.

Annan användning av systemet kräver identifiering. Den arbetssökande loggar in i systemet med en användaridentifikation av formen e-postadress och lösenord.

Representanter för statsförvaltningen som använder systemet för att sköta sina arbetsuppgifter registreras som användare och de beviljas användarerättigheter till systemet enligt sin roll. De arbetssökandes integritetsskydd har beaktats i administreringen av användare. De registrerade användarna inom statsförvaltningen identifierar sig i systemet med tjänste-e-posten och ett lösenord.

Databaserna och programmen i systemet finns i centraldatorerna på det företag, Aditro Oy, som levererar tjänsten. De statliga ämbetsverkens datorer är i direkt, skyddad kontakt med dem. I serviceavtalet med Aditro Oy har man kommit överens om principerna för skydd och säkring av de uppgifter som ligger på servrarna. Leverantören övervakar sin egen webbmiljö enligt avtalet.

9 Förvaring, arkivering och förstöring av registeruppgifter

Uppgifterna om ansökningar av arbetssökande förvaras i det elektroniska registret.

Uppgifterna om en ansökan som registrerats i systemet avlägsnas sex månader efter den sista registreringen.

Uppgifter om en sökandes profil kan avlägsnas efter att de inte har an-vänts på ett år.

Uppgifterna om öppna ansökningar och om statens meritförteckningar avlägsnas från registret ett halvt år efter att de registrerats eller uppdaterats, ifall inte den sökande fortsätter förvaringen.

Vi arkivering och förstöring ska de bestämmelser och föreskrifter som gäl-ler vid tidpunkten följas.

10 Rätt till insyn

En registrerad har rätt att kontrollera sina uppgifter i registret. Den registrerade kan framföra en begäran om rätt till insyn personligen eller skriftligt till den ansvariga inom ämbetsverket.

Registret innehåller inga uppgifter på grund av vilka insynsrätt inte kan ges.

11 Registerförvaltning

Statskontoret innehar som registerförare beslutanderätt över registret.

Registerföraren ansvarar för

- att en registerbeskrivning görs

- användningen av registret, fastställandet av informationsinnehållet och användningsändamålet, beviljandet av användarrättigheter, informationen till de registrerade och tillgodoseendet av rätten till insyn, rättelse av uppgifter och utlämnande av uppgifter

- det systemtekniska underhållet av registret

- skyddet av registret och datasäkerheten, arkivering och förstöring

- utnämningen av registeransvarig och dennas arbetsuppgifter

- utlämnande av registrerade personers uppgifter eller annan användning som inte hör till den regelmässiga användningen för produktion av information (t.ex. forskningsändamål).

Skapa användarkonto